Geopost s’engage à prendre en compte la protection de vos Données Personnelles et de votre vie privée dès la conception des nouveaux produits ou services qui vous sont proposés (principes de « Privacy by design » et « Privacy by default »), et le cas échéant, lorsque ces produits ou services sont amenés à être révisés/améliorés. Pour assurer la sécurité et garantir le respect et le bon exercice de vos droits, des mesures permettant d’assurer la protection de vos données personnelles sont mises en œuvre :

• Mise en place d’une procédure d’exercice de droits et d’une procédure en cas de violation de données personnelles ;

• Réalisation de questionnaires de conformité sécurité IT et RGPD préalablement à la mise en œuvre d’un projet ou d’une application ;

• Vérification des garanties présentées par nos sous-traitants, et futurs sous-traitants au regard des exigences du RGPD ;

• Réalisation d’audits internes, élaboration de recommandations, suivi et mise à jour des actions inhérentes ;

• Consultation des responsables de projets afin de définir des durées de conservations pertinentes et raisonnables, n’excédant pas la durée nécessaire à la réalisation de la finalité d’un traitement

• Tenue et mise à jour d’un registre des traitements ;

• Réalisation de sessions de formation régulières à l’ensemble de nos collaborateurs ;

• Animation d’un réseau de Data protection Officer incluant l’ensemble de nos filiales européennes

Geopost s’engage à ne collecter que des données strictement nécessaires à la réalisation des services souscrits.

Dans le cas où des données facultatives vous seraient demandées, Geopost vous informera clairement sur les Données Personnelles nécessaires à la réalisation du service souscrit et celles volontairement fournies par vos soins.

Si vous expédiez un colis, nous recevons vos données lorsque vous nous contactez, visitez l'un de nos sites d'expédition ou expédiez des colis avec nous.

Si vous êtes destinataire d’un colis, nous recevons vos données de nos clients expéditeurs. Ils nous communiquent vos données, ainsi que des informations sur le colis ou des instructions de notification, principalement sous forme électronique ou via leurs propres systèmes d'expédition ou les nôtres. Ils le font normalement dans la mesure où ils ont établi une relation contractuelle avec vous conformément à l'article 6, paragraphe 1b, du RGPD, et où nous avons besoin de ces données pour livrer les marchandises que vous avez commandées à l'expéditeur. En outre, nous recevons naturellement vos données d'autres prestataires de services postaux qui agissent en notre nom pour la livraison des envois, par exemple si l'envoi provient de l'étranger et si un autre prestataire de services postaux qui coopère avec nous a été chargé de la livraison.

Enfin, nous recevons des données directement de votre part lorsque vous avez complété vos informations personnelles dans votre espace utilisateur (adresse de livraison, préférences de livraison, etc.)

Si vous êtes un visiteur de notre site web, nous recevons vos données par le biais de diverses fonctions du site. À cette fin, nous utilisons des cookies ou vous demandons directement des informations. Notre priorité est d'optimiser la présentation de notre site web et de vous fournir des informations sur nos services. Vous pouvez à tout moment limiter les services ou les désactiver complètement en utilisant un lien ou en faisant la sélection appropriée. (Veuillez consulter la rubrique "Analyse du Web, cookies et services publicitaires"). Les Données Personnelles sont utilisées pour vous proposer d’autres services, uniquement si vous avez accepté de recevoir des communications commerciales. En tout état de cause, vous avez la possibilité de révoquer votre consentement à tout moment.

Vos données sont susceptibles d’être transmises :

• A des services internes de Geopost : les directions qui ont la charge de l’exécution des services souscrits.

• A des prestataires externes de Geopost : les prestataires techniques, y compris des sous-traitants (le cas échéant, les données sont transmises à nos sous-traitant dans les conditions prescrites par l’article 28 du RGPD) ;

• Aux sociétés du Groupe la Poste, pour l’exécution des prestations.

Geopost réalise l’ensemble des traitements de vos Données Personnelles sur le territoire de l’Union Européenne (UE).

Toutefois, pour certaines prestations spécifiques, Geopost peut avoir recours à des sous-traitants ou des partenaires commerciaux établis en dehors de l’UE. Certaines Données Personnelles peuvent alors leur être communiquées pour les stricts besoins de leurs missions. Dans ce cas, conformément à la règlementation en vigueur, Geopost exige de ses sous-traitants qu’ils fournissent les garanties nécessaires à l’encadrement et à la sécurisation de ces transferts, notamment par la signature de clauses contractuelles types de la Commission européenne.

La durée de conservation de vos Données Personnelles dépend du service souscrit. Geopost s’engage à ne pas conserver vos Données Personnelles au-delà de la durée nécessaire à la fourniture du service, augmentée, le cas échéant, de la durée de conservation imposée par les règles applicables en matière de prescription légale.

Pour la mise en œuvre des traitements de données personnelles décrits à l’article 1.8, Geopost détermine, conjointement avec ses filiales situées sur le territoire de l’Union européenne ou dans un pays reconnu comme adéquat par la Commission européenne, les finalités et les moyens du traitement. Conformément à l’article 26 du RGPD, un accord de responsabilité conjointe a été signé par l’ensemble des responsables de traitements concernés. Il décrit notamment les responsabilités et obligations de chacun des co-responsables, les relations avec les personnes concernées et la manière dont ces dernières peuvent exercer leurs droits au regard du RGPD, les mesures de sécurité et de confidentialité prises pour protéger leurs données personnelles, les durées de conservation définies (celles-ci peuvent toutefois varier localement en application des réglementations en vigueur), ainsi que la procédure en cas de détection d’une violation de données.

Geopost s’engage à prendre toutes mesures afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des Données Personnelles et notamment à empêcher qu’elles ne soient endommagées, effacées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Pour cela, Geopost dispose d’une Politique de sécurité du système d’information basée sur la norme ISO 27002 qui définit les lignes directrices relatives aux bonnes pratiques de management de la sécurité de l'information. La politique couvre notamment les contrôles sécurité d'ordre humain, physiques, organisationnels et techniques.

Par ailleurs, en cas d’incident de sécurité affectant vos Données Personnelles (destruction, perte, altération ou divulgation), Geopost s’engage à respecter l’obligation de notification des violations de Données Personnelles, notamment auprès de la CNIL et à vous en informer dans les meilleurs délais dans les conditions prévues par l’article 34 du RGPD.